Zakres obsługi sekretariatu i archiwum


    3. W zakresie obsługi sekretariatu i archiwum:
    a) prowadzenie kalendarza spotkań wójta i zastępcy wójta oraz koordynacja przyjęć interesantów,
    b) prowadzenie rejestru zarządzeń wójta:
    c) zapewnienie ewidencji i obiegu korespondencji,
    d) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa oraz protokołowanie zebrań i spotkań organizowanych przez wójta lub zastępcę wójta,     
    e) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
    f) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji,
    g) wystawianie i prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
    h) prowadzenie centralnych rejestrów skarg, wniosków i petycji oraz wystawianych zaświadczeń,
    i) zamieszczanie informacji na tablicy ogłoszeń w urzędzie,
    j) obsługa centralki telefonicznej,
    k) utrzymywanie kontaktów z mediami,
    l) przechowywanie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych  pracowników.
    m) rejestr i umieszczanie na tablicy ogłoszeń urzędu pism sądowych podlegających podaniu do publicznej wiadomości,
    n) prowadzenie prenumeraty i zakupy wydawnictw,
    o) zaopatrywanie urzędu w artykuły spożywcze, kwiaty, itp.,
    p) przejmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie spisów  zdawczo – odbiorczych,
    r) ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczenie przyjętych akt do przechowywania,
    s) udostępnianie i wypożyczanie akt na zasadach określonych w odpowiednich przepisach,
    t) wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej ( kat”B”), której okres przechowywania minął,
    u) wykonywanie zadań zleconych przez Wójta i Zastępcę Wójta.  

    ilość wyświetleń: 9
    Osoba odpowiedzialna za:
    wytworzenie informacji: Kamil Dziechciński
    wprowadzenie informacji do podstrony BIP: przez Kamil Dziechciński
    Rejestr zmian - poprzednia opublikowana wersja artykułu - pokaż rejestr