Zakres obsługi sekretariatu i archiwum

3. W zakresie obsługi sekretariatu i archiwum:
a) prowadzenie kalendarza spotkań wójta i zastępcy wójta oraz koordynacja przyjęć interesantów,
b) prowadzenie rejestru zarządzeń wójta:
c) zapewnienie ewidencji i obiegu korespondencji,
d) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa oraz protokołowanie zebrań i spotkań organizowanych przez wójta lub zastępcę wójta,     
e) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
f) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji,
g) wystawianie i prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
h) prowadzenie centralnych rejestrów skarg, wniosków i petycji oraz wystawianych zaświadczeń,
i) zamieszczanie informacji na tablicy ogłoszeń w urzędzie,
j) obsługa centralki telefonicznej,
k) utrzymywanie kontaktów z mediami,
l) przechowywanie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych  pracowników.
m) rejestr i umieszczanie na tablicy ogłoszeń urzędu pism sądowych podlegających podaniu do publicznej wiadomości,
n) prowadzenie prenumeraty i zakupy wydawnictw,
o) zaopatrywanie urzędu w artykuły spożywcze, kwiaty, itp.,
p) przejmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie spisów  zdawczo – odbiorczych,
r) ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczenie przyjętych akt do przechowywania,
s) udostępnianie i wypożyczanie akt na zasadach określonych w odpowiednich przepisach,
t) wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej ( kat”B”), której okres przechowywania minął,
u) wykonywanie zadań zleconych przez Wójta i Zastępcę Wójta.  
Informacja wytworzona przez dnia 12.10.2011
Opublikowana przez Konrad Zwierzyński dnia 12.10.2011. Odsłon 593, Wersja 1drukuj
 
Początek strony