Do zadań Referatu Inwestycji i Zamówień Publicznych należy:
W zakresie inwestycji
organizowanie przekazywania placu budowy wykonawcy inwestycji,
bieżąca kontrola realizacji inwestycji oraz niezwłoczne informowanie kierownictwa Urzędu o stwierdzonych nieprawidłowościach lub zagrożeniach w tym zakresie,
organizowanie odbiorów inwestycji, przekazywanie inwestycji przyszłym użytkownikom oraz rozliczanie inwestycji w swoim zakresie działania, w tym w zakresie finansowania ze środków zewnętrznych i UE,
wykonywanie czynności dotyczących zabezpieczenia i realizacji roszczeń z rękojmi i gwarancji udzielonych przez wykonawców inwestycji i remontów zgodnie z zawartymi umowami, naliczanie karnych odsetek wykonawcom za opóźnienia w wykonaniu robót,
sporządzanie sprawozdań GUS, opracowywanie informacji i sprawozdań z realizowanych zadań inwestycyjnych w swoim zakresie działania,
uczestniczenie w komisyjnym odbiorze dokumentacji projektowej od projektanta, analizowanie zgodności przedstawionej dokumentacji z zawartą umową o prace projektowe, przedstawianie wniosków w tym zakresie Wójtowi Gminy,
współpraca z projektantami w zakresie opracowywanych projektów dotyczących inwestycji gminnych w celu uzyskania wymaganych przepisem prawa decyzji i uzgodnień administracyjnych,
bieżąca współpraca z organami administracji publicznej w zakresie obowiązków wynikających z prawa budowlanego,
kompletowanie i sprawdzanie dokumentacji do przetargu (kosztorys inwestorski i przedmiary robót, projekt budowlany, projekt wykonawczy, decyzje wynikające z prawa budowlanego, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót z kodami CPV, opis przedmiotu zamówienia),
sprawdzanie pod względem merytorycznym i rachunkowym kosztorysów ofertowych składanych z ofertami w przetargach,
przygotowywanie dokumentacji dotyczących zapytań ofertowych oraz ich publikacja na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy Żarnów .
W zakresie inwestycji i funduszy unijnych
udział w opracowywaniu projektów wniosków na zadania inwestycyjne dofinansowane z funduszy UE oraz funduszy krajowych w zakresie inwestycji i remontów,
stałe pozyskiwanie informacji dotyczących możliwości aplikowania o środki finansowe, pochodzące ze źródeł krajowych i zagranicznych ze szczególnym uwzględnieniem środków pochodzących z funduszy strukturalnych unii europejskiej,
współpraca z poszczególnymi stanowiskami pracy w Urzędzie Miasta i Gminy oraz jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie przygotowania projektów finansowych ze środków funduszy strukturalnych unii europejskiej,
przygotowanie umów na prace projektowe oraz roboty budowlane,
prowadzenie rejestru realizowanych przez Gminę projektów współfinansowanych z funduszy unijnych,
udział w pracach komisji przetargowych,
udział w przygotowywaniu procedur związanych z zamówieniami publicznymi.
W zakresie inwestycji i zamówień publicznych
przygotowanie dokumentacji przetargowej oraz postępowań powyżej 130 000,00,
publikacja postępowań,
nadzór nad przebiegiem postępowania do momentu podpisania umowy z wykonawcą,
sporządzanie dokumentów w trakcie postępowania (zapytania, wyjaśnienia, przygotowanie umów),
udział w otwarciach postępowań powyżej 130 000,00 netto,
weryfikacja ofert,
przygotowanie planu zamówień publicznych,
przygotowanie i ogłaszanie postępowań powyżej 130 tys,
sporządzenie umowy dla pkt 8, nadzór do podpisania umowy,
sporządzanie sprawozdań z udzielanych zamówień publicznych,
przestrzeganie ustawy o ochronie danych osobowych i informacji niejawnych,
przygotowanie informacji publicznej w zakresie zamówień publicznych,
akceptacja zamówień w referatach,
prowadzenie spraw z zakresu planowania, realizacji i rozliczania inwestycji, remontów realizowanych przez Gminę,
realizacja zadań wynikających z uchwał Rady Miejskiej,
współpraca z księgowością,
archiwizowanie dokumentów na stanowisku pracy.
W zakresie projektów i dotacji
realizowanie działań związanych z ubieganiem się o środki pomocowe z Unii Europejskiej – z Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym w szczególności z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
przygotowywanie wniosków, kompletowanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z dofinansowaniem ze środków Unii Europejskiej,
gromadzenie projektów przygotowanych przez podległe jednostki do realizacji z dofinansowaniem przez fundusze Unii Europejskiej,
opracowywanie w formie elektronicznej i pisemnej wniosków o udzielenie dofinansowania i nadzór nad ich wdrażaniem, kompletowanie załączników do wniosków i umów o dofinansowanie,
przekazanie wniosków o dofinansowanie do instytucji odpowiedzialnej za realizację programu wraz z monitorowaniem wniosku,
monitorowanie i rozliczanie merytoryczne programów pomocowych oraz stanu zaawansowania projektów,
przygotowywanie dokumentów związanych z refundacją wydatków poniesionych w ramach realizowanych projektów,
przygotowywanie wniosków o płatność oraz wymaganych załączników,
kontakt z beneficjentami ostatecznymi,
współpraca z księgowością.
W zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych
pozyskiwanie informacji w zakresie możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych na realizację zadań gminy,
dokonywanie analizy dostępnych źródeł finansowania dla planowanych do realizacji inwestycji/działań,
bieżąca współpraca z przedstawicielami komórek organizacyjnych Urzędu w szczególności z Referatem Inwestycji, Zamówień Publicznych i Gospodarki Wodno-Kanalizacyjnej w zakresie analizy źródeł finansowania, przygotowania i realizacji projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych,
udzielanie pomocy komórkom Urzędu przygotowującym wnioski aplikacyjne,
współpraca z jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych na realizację projektów gminnych,
współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie pozyskiwania przez nich środków pomocowych zewnętrznych, pomoc przy przygotowaniu dokumentów aplikacyjnych,
przygotowanie kompletowanie oraz składanie wniosków o pozyskanie dla gminy środków pomocowych zewnętrznych,
przygotowywanie wniosków o płatność, przygotowywanie sprawozdań i innych dokumentów związanych z realizowanymi projektami, utrzymywanie kontaktów z instytucjami zarządzającymi, instytucjami wdrażającymi oraz innymi podmiotami koordynującymi przydział środków zewnętrznych”.
W zakresie rozliczania projektu
monitorowanie realizacji zadań w projekcie,
przygotowanie dokumentacji zmian w projekcie,
zmiany w projekcie,
wybór wykonawców zgodnie z zasadą konkurencyjności na nadzór inwestorski i promocję projektu,
prowadzenie dokumentacji związanej z zamówieniami na nadzór inwestorski i promocję projektu,
współpraca z wykonawcą/mi zaprojektowania i wykonania kompletnych mikroinstalacji OZE, promocji oraz nadzorem inwestorskim, kontrola umów zawartych z wykonawcami i dokumentacji wykonawców,
obsługa korespondencji i kontaktów z Instytucją Zarządzającą,
nadzór nad zgodnością postępu realizacji projektu z harmonogramem rzeczowo-finansowym,
bieżący nadzór nad dokumentacją projektu,
sporządzanie wniosków o płatność w części merytorycznej,
przygotowanie dokumentacji do kontroli projektu w trakcie realizacji projektu,
udział w kontrolach instytucji zewnętrznych w trakcie realizacji projektu, przygotowanie uzupełnień oraz wyjaśnień pokontrolnych,
nadzór nad poprawnością promocji Projektu w tym: przygotowanie szablonu dokumentacji projektowej i materiałów, przygotowanie opisu projektu na strony www; weryfikacja szablonu tablic informacyjnych i pamiątkowych i innych form oznaczenia; kontrola oznaczeń przygotowanych przez podwykonawców.
